บทที่ 9

ขั้นตอนของการปิดบัญชี 1.       บันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป 2.       ผ่านรายการปิดบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไปไปยังสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป 3.       ปิดบัญชีต่าง ๆ ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยหายอดคงเหลือยกไปและยกมา 4.       จัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการปิดบัญชี ขั้นตอนที่ 1 การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป             ในการบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปนี้ มีรายการที่จะต้องบันทึกรายการปิดบัญชีทั้งสิ้น 4 รายการ คือ รายการที่ 1 การบันทึกรายการปิดบัญชีหมวดรายได้             บัญชีหมวดรายได้ มียอดคงเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ดังนั้นในการปิดบัญชีหมวดรายได้ ก็จะทำการบันทึกบัญชีโดยเดบิตบัญชีหมวดรายได้ เพื่อที่จะปิดบัญชีให้ยอดคงเหลือของบัญชีหมวดรายได้เป็นศูนย์ และจะปิดบัญชีหมวดรายได้ไปเข้าบัญชีที่มีชื่อว่า “กำไรขาดทุน” โดยการเครดิตบัญชี “กำไรขาดทุน” ดังนั้นในการบันทึกรายการปิดบัญชีหมวดรายได้ จึงสามารถบันทึกบัญชีได้โดย             รายได้                                                                           XX                         กำไรขาดทุน                                                                    XX ตัวอย่าง  หากในงบทดลอง ปรากฏว่ามีบัญชีหมวดรายได้ ดังนี้             รายได้ค่าเช่า                               120,000 บาท             ดอกเบี้ยรับ                                      5,000 บาท             รายได้อื่น ๆ                                        500 บาท การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป บันทึกได้โดย สมุดรายวันทั่วไป หน้า 20 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2545 ธ.ค. 31 รายได้ค่าเช่า 401 120,000 - ดอกเบี้ยรับ 402 5,000 - รายได้อื่น ๆ 403 500 -        กำไรขาดทุน 300 125,500 - ปิดบัญชีหมวดรายได้ รายการที่ 2 การบันทึกรายการปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย             บัญชีหมวดค่าใช้จ่าย มียอดคงเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ดังนั้นในการปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย ก็จะทำการบันทึกบัญชีโดยเครดิตบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย เพื่อที่จะปิดบัญชีให้ยอดคงเหลือของบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์ และจะปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายไปเข้าบัญชีที่มีชื่อว่า “กำไรขาดทุน” โดยการเดบิตบัญชี “กำไรขาดทุน” ดังนั้นในการบันทึกรายการปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย จึงสามารถบันทึกบัญชีได้โดย             กำไรขาดทุน                                                        XX                         ค่าใช้จ่าย                                                                        XX ตัวอย่าง  หากในงบทดลอง ปรากฏว่ามีบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย ดังนี้             ค่าเช่า                                       20,000 บาท             เงินเดือนและค่าจ้าง                       30,000 บาท ดอกเบี้ยจ่าย                                  7,500 บาท             ค่าโฆษณา                                    2,500 บาท การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป บันทึกได้โดย สมุดรายวันทั่วไป หน้า 20 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2545 ธ.ค. 31 กำไรขาดทุน 300 60,000 -           ค่าเช่า 501 20,000 -           เงินเดือนและค่าจ้าง 502 30,000 -           ดอกเบี้ยจ่าย 503 7,500 -           ค่าโฆษณา 504 2,500 - ปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย รายการที่ 3 การบันทึกรายการปิดบัญชี “กำไรขาดทุน”             หลังจากที่รายการที่ 1 ปิดบัญชีหมวดรายได้เข้าบัญชี “กำไรขาดทุน” และรายการที่ 2 ปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชี “กำไรขาดทุน” แล้ว ส่งผลให้บัญชีหมวดรายได้และบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายหมดไป ยอดคงเหลือกลายเป็นศูนย์ แต่กลับมียอดคงเหลือของบัญชีอีกบัญชีหนึ่งขึ้นมาแทน คือบัญชี “กำไรขาดทุน” ดังนั้นรายการต่อไปที่จะต้องปิดบัญชีหลังจากปิดบัญชีหมวดรายได้และบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายแล้ว ก็จะต้องปิดบัญชี “กำไรขาดทุน” ด้วย             ในการปิดบัญชี “กำไรขาดทุน” นั้น จะบันทึกบัญชีอย่างไร ก็ต้องขึ้นอยู่กับว่ายอดคงเหลือของบัญชี “กำไรขาดทุน” นั้นมียอดคงเหลืออยู่ทางด้านใด โดยหากกิจการมีผลการดำเนินงานที่มีกำไร ยอดคงเหลือของบัญชี “กำไรขาดทุน” ก็จะอยู่ทางด้านเครดิต หากจะปิดบัญชี “กำไรขาดทุน” ก็จะต้องบันทึกบัญชีโดย เดบิต บัญชีกำไรขาดทุน เครดิต บัญชีหมวดส่วนของเจ้าของ ซึ่งจะเป็นบัญชีอะไรขึ้นอยู่กับว่ากิจการดำเนินกิจการในรูปแบบใด หากกิจการดำเนินกิจการในรูปแบบของเจ้าของคนเดียว ก็จะปิดบัญชีกำไรขาดทุนไปเข้าบัญชี ทุน-เจ้าของ  แต่หากกิจการดำเนินกิจการในรูปแบบของห้างหุ้นส่วน ก็จะปิดไปเข้าบัญชี ทุน-ผู้เป็นหุ้นส่วน คนละเท่าไรก็แล้วแต่เงื่อนไข และหากกิจการดำเนินกิจการในรูปแบบบริษัทจำกัด ก็จะปิดไปเข้าบัญชีกำไรสะสม กิจการเป็นเจ้าของคนเดียว และมีกำไร             กำไรขาดทุน                                                        XX                         ทุน – นาย ก.                                                       XX กิจการเป็นห้างหุ้นส่วนและมีกำไร             กำไรขาดทุน                                                        XX                         ทุน – นาย ก.                                                       XX                         ทุน – นาย ข.                                                       XX กิจการเป็นบริษัทจำกัดและมีกำไร             กำไรขาดทุน                                                        XX                         กำไรสะสม                                                          XX             แต่หากผลการดำเนินงานของกิจการขาดทุน  ยอดคงเหลือของบัญชี   “กำไรสะสม”   ก็จะอยู่ทางด้านเดบิต หากจะปิดบัญชี “กำไรขาดทุน” ก็จะต้องบันทึกบัญชีโดย เครดิต บัญชีกำไรขาดทุน และเดบิต บัญชีหมวดส่วนของเจ้าของ ซึ่งจะเป็นบัญชีอะไรขึ้นอยู่กับว่ากิจการดำเนินกิจการในรูปแบบใดเช่นกัน กิจการเป็นเจ้าของคนเดียว และขาดทุน             ทุน – นาย ก.                                                       XX                         กำไรขาดทุน                                                        XX กิจการเป็นห้างหุ้นส่วนและขาดทุน             ทุน – นาย ก.                                                       XX             ทุน – นาย ข.                                                       XX                         กำไรขาดทุน                                                        XX กิจการเป็นบริษัทจำกัดและขาดทุน             กำไรสะสม                                                          XX                         กำไรขาดทุน                                                        XX ตัวอย่าง จากตัวอย่างข้างต้น พบว่าบัญชีกำไรขาดทุนมียอดคงเหลืออยู่ทางด้านเครดิต 65,000 บาท และกิจการเป็นกิจการเจ้าของคนเดียว ดังนั้นในการปิดบัญชีกำไรขาดทุน จึงสามารถบันทึกบัญชีได้โดย สมุดรายวันทั่วไป หน้า 20 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2545 ธ.ค. 31 กำไรขาดทุน 300 65,000 -           ทุน – นาย ก. 301 65,000 - ปิดบัญชีกำไรขาดทุน รายการที่ 4 การบันทึกรายการปิดบัญชี “ถอนใช้ส่วนตัว”             สำหรับกิจการที่เป็นกิจการเจ้าของคนเดียวแล้วนอกจากปิดบัญชีหมวดรายได้ ปิดบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย และปิดบัญชีกำไรขาดทุนแล้ว ยังจะต้องทำการปิดบัญชีอีกรายการหนึ่งนั่นคือบัญชี “ถอนใช้ส่วนตัว”             บัญชี “ถอนใช้ส่วนตัว” มียอดคงเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ดังนั้นในการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว ก็จะทำการบันทึกบัญชีโดยเครดิตบัญชีถอนใช้ส่วนตัว เพื่อที่จะปิดบัญชีให้ยอดคงเหลือของบัญชีถอนใช้ส่วนตัวเป็นศูนย์ และจะปิดบัญชีหมวดรายได้ไปเข้าบัญชี “ทุน – เจ้าของ” ดังนั้นในการบันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว จึงสามารถบันทึกบัญชีได้โดย             ทุน - เจ้าของ                                                                   XX                         ถอนใช้ส่วนตัว                                                                  XX ตัวอย่าง หากในงบทดลอง ปรากฏว่าบัญชีถอนใช้ส่วนตัวมียอดคงเหลือ 10,000 บาท การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป บันทึกได้โดย สมุดรายวันทั่วไป หน้า 20 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2545 ธ.ค. 31 ทุน – นาย ก. 301 10,000 -        ถอนใช้ส่วนตัว 302 10,000 - ปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว Next

การจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี             หลังจากที่ทำการปิดบัญชีโดยบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ผ่านรายการปิดบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไปไปยังสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป และทำการปิดบัญชีต่าง ๆ ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปแล้วนั้น ขั้นตอนสุดท้ายของการปิดบัญชีก็คือการจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชีเพื่อจะพิสูจน์ความถูกต้องของการปิดบัญชี โดยการปิดบัญชีที่ถูกต้องในงบทดลองหลังการปิดบัญชีจะเหลือแต่บัญชีหมวดสินทรัพย์ บัญชีหมวดหนี้สิน และบัญชีหมวดส่วนของเจ้าของยกเว้นบัญชีถอนใช้ส่วนตัวเท่านั้น เนื่องจากบัญชีอื่น ๆ ถูกปิดไปหมดแล้ว และงบทดลองจะต้องลงตัว การบันทึกรายการเปิดบัญชีเมื่อเริ่มต้นงวดบัญชีใหม่             ในวันเริ่มงวดบัญชีใหม่ ก่อนที่บันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีใหม่ กิจการจะต้องบันทึกรายการเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปเสียก่อน อย่างที่เคยอธิบายไว้แล้วในบทที่ 3 นอกจากนี้แล้วในวันเริ่มงวดบัญชีใหม่อาจจะต้องมีการกลับรายการปรับปรุงบางรายการ เพื่อให้การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการรับจ่ายเงินในงวดบัญชีใหม่มีความสะดวก ไม่ต้องมาคิดว่ารายไดหรือค่าใช้จ่ายใดเป็นของงวดบัญชีนี้ แต่จะไม่กลับรายการก็ได้ รายการปรับปรุงที่ควรกลับรายการเมื่อขึ้นงวดบัญชีใหม่ ได้แก่ 1.       รายได้รับล่วงหน้า รายการรายได้รับล่วงหน้าที่ควรจะต้องกลับรายการปรับปรุง จะเป็นเฉพาะรายได้รับล่วงหน้าที่ตอนรับเงินกิจการบันทึกบัญชีเป็นรายได้ทั้งจำนวน ดังนั้นในวันสิ้นงวดกิจการก็จะต้องทำการปรับปรุงโดยการ เดบิต รายได้ และ เครดิต รายได้รับล่วงหน้า จำนวนเท่ากับที่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการ ในการปรับปรุงรายการแบบนี้ทำให้กิจการมีการบันทึกหนี้สินไว้ ก็คือรายได้รับล่วงหน้า ซึ่งหลังจากขึ้นงวดบัญชีใหม่แล้วกิจการก็ต้องมาพิจารณาว่ารายได้รับล่วงหน้าที่ตั้งไว้เป็นหนี้สินถึงกำหนดที่จะโอนกลับมาเป็นรายได้หรือยัง ซึ่งบางครั้งอาจจะหลงลืมโอนรายได้รับล่วงหน้ากลับมาเป็นรายได้ก็ได้ ดังนั้นเมื่อขึ้นงวดบัญชีใหม่ กิจการก็ควรจะทำการกลับรายการปรับปรุงที่ได้ทำการปรับปรุงไว้เมื่อสิ้นงวดหรือโอนรายได้รับล่วงหน้ามาเป็นรายได้ในวันต้นงวด ตัวอย่าง  จากตัวอย่างที่ 1 ในบทที่ 7 การบันทึกรายการปรับปรุงรายได้ค่าเช่ารับล่วงหน้าในกรณีที่ 1 ในวันเริ่มงวดบัญชีใหม่กิจการสามารถกลับรายการปรับปรุงได้ ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2546 ม.ค. 1 รายได้ค่าเช่ารับล่วงหน้า 204 40,000 -        รายได้ค่าเช่า 402 40,000 - โอนกลับรายการปรับปรุงรายได้ค่าเช่ารับล่วงหน้า 2.       รายได้ค้างรับ การบันทึกรายการรายได้ค้างรับไว้ในวันสิ้นงวดบัญชีนั้น เป็นการปรับปรุงรายได้ของงวดบัญชีนั้นให้มีความถูกต้อง และเมื่อเริ่มงวดบัญชีใหม่กิจการก็จะต้องพิจารณาอยู่เสมอว่า เมื่อกิจการได้รับเงิน จำนวนเงินที่ได้รับนั้นส่วนหนึ่งเป็นรายได้จากงวดบัญชีก่อน และส่วนหนึ่งเป็นรายได้ของงวดบัญชีนี้ ซึ่งอาจจะเกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด กิจการจึงควรกลับรายการปรับปรุงรายได้ค้างรับในวันเริ่มต้นงวดบัญชีใหม่ ตัวอย่าง จากตัวอย่างที่ 2 ในบทที่ 7 การปรับปรุงดอกเบี้ยค้างรับ ในวันเริ่มงวดบัญชีใหม่สามารถกลับรายการปรับปรุงได้ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2546 ม.ค. 1 ดอกเบี้ยรับ 403 5,000 -        ดอกเบี้ยค้างรับ 105 5,000 - โอนกลับรายการปรับปรุงดอกเบี้ยค้างรับ 3.       ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า รายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าที่ควรจะต้องกลับรายการปรับปรุง จะเป็นเฉพาะค่าใช้จ่ายจ่ายรายได้ล่วงหน้าที่ตอนจ่ายเงินกิจการบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน ดังนั้นในวันสิ้นงวดกิจการก็จะต้องทำการปรับปรุงโดยการ เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า และ เครดิต ค่าใช้จ่าย จำนวนเท่ากับที่ยังไม่ได้รับมอบสินค้าหรือบริการ ในการปรับปรุงรายการแบบนี้ทำให้กิจการมีการบันทึกสินทรัพย์ไว้ ก็คือค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ซึ่งหลังจากขึ้นงวดบัญชีใหม่แล้วกิจการก็ต้องมาพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าที่ตั้งไว้เป็นสินทรัพย์นี้ถึงกำหนดที่จะโอนกลับมาเป็นค่าใช้จ่ายหรือยัง ซึ่งบางครั้งอาจจะหลงลืมโอนค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้ากลับมาเป็นค่าใช้จ่ายก็ได้ ดังนั้นเมื่อขึ้นงวดบัญชีใหม่ กิจการก็ควรจะทำการกลับรายการปรับปรุงที่ได้ทำการปรับปรุงไว้เมื่อสิ้นงวดหรือโอนค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้ามาเป็นค่าใช้จ่ายในวันต้นงวด ตัวอย่าง  จากตัวอย่างที่ 3 ในบทที่ 7 การบันทึกรายการปรับปรุงค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้าในกรณีที่ 1 ในวันเริ่มงวดบัญชีใหม่กิจการสามารถกลับรายการปรับปรุงได้ ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2546 ม.ค. 1 ค่าเบี้ยประกันภัย 506 8,000 -        ค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้า 106 8,000 - โอนกลับรายการปรับปรุงค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้า 4.       ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย การบันทึกรายการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ในวันสิ้นงวดบัญชีนั้น เป็นการปรับปรุงค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีนั้นให้มีความถูกต้อง และเมื่อเริ่มงวดบัญชีใหม่กิจการก็จะต้องพิจารณาอยู่เสมอว่า เมื่อกิจการจ่ายเงิน จำนวนเงินที่จ่ายนั้นส่วนหนึ่งเป็นค่าใช้จ่ายจากงวดบัญชีก่อน และส่วนหนึ่งเป็นค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีนี้ ซึ่งอาจจะเกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด กิจการจึงควรกลับรายการปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่ายในวันเริ่มต้นงวดบัญชีใหม่ ตัวอย่าง จากตัวอย่างที่ 4 ในบทที่ 7 การปรับปรุงดอกเบี้ยค้างจ่าย ในวันเริ่มงวดบัญชีใหม่สามารถกลับรายการปรับปรุงได้ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 2546 ม.ค. 1 ดอกเบี้ยค้างจ่าย 207 5,000 -        ดอกเบี้ยจ่าย 507 5,000 - โอนกลับรายการปรับปรุงดอกเบี้ยค้างจ่าย