หน่วยที่ 3 การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป
ตามวงจรบัญชี การบันทึกรายการค้าเริ่มในสมุดลงรายการขั้นต้น
ในที่นี้จะใช้สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวที่เปิดบัญชี โดยนำสินทรัพย์,
หนี้สินและทุน มาเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
และใช้เอกสารการค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยอาศัยหลักสมการบัญชี เป็นพื้นฐาน
พิจารณาผลการเปลี่ยนแปลงของบัญชี และใช้ระบบบัญชีคู่ ( Double Entry System )
วิเคราะห์รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น ต้องนำมาบันทึก โดยเดบิต บัญชีหนึ่ง
หรือหลายบัญชีแล้วเครดิต อีกบัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชี (ตามกฎเดบิต – เครดิต)
ในจำนวนเงินที่รวมกันแล้วทั้งสองด้านต้องเท่ากันเสมอเทคนิคในการจำว่า จะเดบิต
หรือเครดิต บัญชีใด เมื่อใด ดังนี้
1. จำลักษณะปกติ (Nature) ของบัญชีแต่ละประเภท
| ประเภทของบัญชี |
มีลักษณะปกติอยู่ด้าน |
| สินทรัพย์ |
เดบิต |
| หนี้สิน |
เครดิต |
| ส่วนของเจ้าของ |
เครดิต |
| รายได้ |
เครดิต |
| ค่าใช้จ่าย |
เดบิต |
2. การลงบัญชี บัญชีประเภทใดเพิ่มขึ้น
ให้ลงบัญชีลักษณะด้านปกติของบัญชีนั้นถ้าผลของรายการค้า ทำให้บัญชีนั้นลดลงให้
บันทึกด้านตรงข้ามกับลักษณะปกติ
| ประเภทของบัญชี |
มีลักษณะปกติอยู่ด้าน |
เพิ่มค่า |
ลดค่า |
| สินทรัพย์ |
เดบิต |
เดบิต |
เครดิต |
| หนี้สิน |
เครดิต |
เครดิต |
เดบิต |
| ส่วนของเจ้าของ |
เครดิต |
เครดิต |
เดบิต |
| รายได้ |
เครดิต |
เครดิต |
เดบิต |
| ค่าใช้จ่าย |
เดบิต |
เดบิต |
เครดิต |
การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป
ต้องมีการวิเคราะห์รายการค้าที่มีผลต่อบัญชีแยกประเภทอื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้อง ให้สังเกตหลักการบัญชีคู่ ในรายการค้าแต่ละราย ดังนี้
- รายการค้าแต่ละรายมีผลกระทบตั้งแต่ 2 บัญชี ขึ้นไป บางรายการบันทึกบัญชีเดบิต
และเครดิต อย่างละบัญชี บางรายการบันทึกบัญชีเดบิต หรือเครดิต มากกว่า 1 บัญชี
เรียกว่า (Compound Entry)
- รายการค้าทุกรายการ ผลรวมเดบิตต้องเท่ากับผลรวมเครดิตเสมอ
- ต้องรักษาความสมดุลย์ของสมการบัญชีไว้ตลอดเวลา คือ สินทรัพย์ = หนี้สิน+
ทุน
ในสมุดรายวันทั่วไปต้องให้เลขที่หน้าบัญชีทุกแผ่น
เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงภายหลัง ก่อนบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป เขียนปี
เดือน วัน ในช่องวันที่ เขียนไว้ตอนบนเพียงครั้งเดียว
จะเปลี่ยนแปลงเมื่อขึ้นเดือนใหม่ / ปีใหม่
โดยมีขั้นตอนวิธีบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ดังนี้
- เขียน ปี พ.ศ. ไว้ตอนบนช่องแรก (ช่องวันที่)
- เขียน เดือน ที่เกิดรายการค้าในช่องแรก บรรทัดแรก ซึ่งเดือนและปี
ไม่ต้องเขียนซ้ำเว้นขึ้นเดือนใหม่ / ปีใหม่ / เปลี่ยนแผ่นใหม่
- เขียน วันที่ เกิดรายการค้า ในช่องวันที่ ให้ตรงกับรายการบัญชีที่จะบันทึก
- เขียนชื่อบัญชีที่เดบิต ชิดเส้นทางด้านซ้ายมือในช่องรายการ พร้อมจำนวนเงิน
- เขียนชื่อบัญชีที่เครดิต ในอีกบรรทัดลงมา
เยื้องทางขวาพองามในช่องรายการ ใส่จำนวนเงิน ในช่องเครดิต
- เขียนคำอธิบายรายการอีกบรรทัด ให้ตรงแนวชื่อบัญชีที่เดบิต
คำอธิบายให้เขียนกระทัดรัด ชัดเจน รัดกุม ได้ความหมายที่ถูกต้อง
- ควรเว้นวรรค 1 บรรทัด ก่อนมีการบันทึกรายการต่อไป
หรือขีดเส้นคั่นรายการต่อไป
หมายเหตุ
ขณะบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ช่องเลขที่บัญชีเว้นว่างไว้
เมื่อมีรายการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท
ต้องบันทึกเลขที่บัญชีที่เดบิต และเลขที่เครดิต ในช่องเลขที่บัญชีนี้
| สมุดรายวันทั่วไป (General
Journal) คือ
สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ
ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ
สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ
ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ |
| ผังบัญชี (Chart of
Accounts) |
| การกำหนดเลขที่บัญชีหรือ “ผังบัญชี”
ซึ่งจะกำหนดอย่างมีระบบตามมาตรฐานโดยทั่วไปแล้ว เลขที่บัญชีจะถูกกำหนดตามหมวด บัญชี
ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้ |
| หมวดที่ 1 |
หมวดสินทรัพย์ |
รหัสบัญชีคือ |
1 |
| หมวดที่ 2 |
หมวดหนี้สิน |
รหัสบัญชีคือ |
2 |
| หมวดที่ 3 |
หมวดส่วนของเจ้าของ |
รหัสบัญชีคือ |
3 |
| หมวดที่ 4 |
หมวดรายได้ |
รหัสบัญชีคือ |
4 |
| หมวดที่ 5 |
หมวดค่าใช้จ่าย |
รหัสบัญชีคือ |
5 |
|
| เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง
ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีจำนวนบัญชีต่าง ๆไม่มาก ก็อาจจะใช้เลขที่ บัญชี จำนวน 2
หลัก แต่ถ้าหากเป็นกิจการขนาดใหญ่และบัญชีต่าง ๆ
เป็นจำนวนมากก็อาจจะกำหนดเลขที่บัญชีให้มีหลายหลัก อาจจะเป็น 3 หรือ 4
หลักหรือมากกว่านั้น |
| เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง
ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดย |
| - หมวดสินทรัพย์ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสินทรัพย์
โดยเรียงจากสภาพคล่องมากไปสภาพคล่องน้อย เช่น เลขที่บัญชีของเงินสด
จะมาก่อนเลขที่บัญชีของลูกหนี้ เป็นต้น |
| - หมวดหนี้สินก็จะเรียงตามสภาพคล่องของหนี้สิน เช่น
เลขที่บัญชีของเจ้าหนี้จะมาก่อนเลขที่บัญชีของเงินกู้ระยะยาว เป็นต้น |
| - หมวดส่วนของเจ้าของ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามการเกิดขึ้นก่อนหลัง
เช่น การที่นำสินทรัพย์มาลงทุนทำให้เกิดบัญชีทุนก่อนที่เจ้าของ
กิจการจะมีการถอนใช้ส่วนตัว จึงทำให้เลขที่บัญชีทุนมาก่อนเลขที่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว
|
| - หมวดรายได้ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของรายได้ |
| -หมวดค่าใช้จ่าย
หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของค่าใช้จ่าย |
|
|
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น