บทที่ 7

หน่วยที่ 7 การจัดทำกระดาษทำการ

กระดาษทำการ 6 ช่อง
รูปแบบและประโยชน์ของกระดาษทำการ
ก่อนการบันทึกบัญชี ณ วันสิ้นงวดและการทำรายงานการเงิน ควรจัดทำกระดาษทำการ (Working Paper or Work Sheet) การทำกระดาษทำการไม่ใช่การบันทึกบัญชีและไม่ใช่งบการเงิน แต่กระดาษทำการเป็นกระดาษร่างที่นำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยรวบรวมข้อมูลทางการเงินซึ่งอาจต้องปรับปรุงแก้ไขยอดในบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงินไว้ในที่เดียวกัน รูปแบบของกระดาษทำการมีด้วยกันหลายขนาด เช่น กระดาษทำการ 6 ช่อง (Six-Column Working Paper)กระดาษทำการ 8 ช่อง (Eight-Column Working Paper) ฯลฯ การเลือกใช้กระดาษทำการขนาดใดก็แล้วแต่ความต้องการของผู้จัดทำ ซึ่งอาจจะบรรจุช่องของกระดาษทำการเพิ่มเติมลงไปอีกก็ได้
ประโยชน์ของกระดาษทำการ
1. สะดวกต่อการปรับปรุงและการแก้ไขรายการทางบัญชี
2. ช่วยให้การจัดทำงบการเงินสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ส่วนประกอบและวิธีปฏิบัติในการจัดทำกระดาษทำการ 6 ช่อง 1. ส่วนหัวของกระดาษทำการ ประกอบด้วย - ชื่อกิจการที่จัดทำกระดาษทำการ - คำบอกกล่าวว่าเป็นกระดาษทำการ - ข้อความระบุรอบของระยะเวลา และวันสิ้นสุดของระยะเวลาที่จัดทำกระดาษทำการ 2. บรรจุข้อมูลบัญชีจากงบทดลองลงไปในกระดาษทำการตั้งแต่ชื่อบัญชีและจำนวนยอดดุลคงเหลือ 3. ผ่านข้อมูลบัญชีจากงบทดลองไปที่งบกำไรขาดทุนด้วยยอดดุลคงเหลือของบัญชีหมวดรายได้ (หมวด 4) และบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย (หมวด 5) เป็นยอดดุลคงเหลือด้านใดก็ให้บันทึกในงบกำไรขาดทุนด้านนั้น เพื่อคำนวณกำไรขาดทุน ถ้ารายได้สูงกว่ค่าใช้จ่าย ผลต่างก็คือ กำไรสุทธิ (Net Income or Net Profit) ให้เขียนคำว่า กำไรสุทธิ ในช่องจำนวนเงินด้านเดบิตของงบกำไรขาดทุน ซึ่งจะเป็นผลทำให้ยอดรวมด้านเดบิตและยอดรวมด้านเครดิตเท่ากัน ในกรณีค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้ ผลต่างก็คือขาดทุนสุทธิ (Net Loss) ก็จะเขียนคำว่า ขาดทุนสุทธิ แทนคำว่ากำไรสุทธิในช่องชื่อบัญชี แล้วนำตัวเลขของขาดทุนสุทธิไปในช่องจำนวนเงินด้านเครดิตของงบกำไรขาดทุนซึ่งจะเป็นผลทำให้งบกำไรขาดทุน มียอดรวมด้านเดบิตเท่ากับยอดรวมด้านเครดิต 4. ผ่านข้อมูลบัญชีจากงบทดลองไปยังงบดุล ด้วยยอดคงเหลือของบัญชีหมวดสินทรัพย์ (หมวด 1) บัญชีหมวดหนี้สิน (หมวด 2) และบัญชีหมวดส่วนของเจ้าของ (หมวด 3) เป็นยอดดุลคงเหลือด้านใดก็ให้บันทึกในงบดุลด้านนั้น หลังจากนั้นให้โอนกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิที่คำนวณได้จากงบกำไรขาดทุนมาลงในงบดุล ถ้าเป็นกำไรสุทธิให้ลงด้านเครดิตของงบดุล โดยถือว่ากำไรสุทธิทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มและในกรณีเป็นขาดทุนสุทธิให้ลงด้านเดบิตของงบดุล โดยถือว่าขาดทุนสุทธิทำให้ส่วนของเจ้าของลดลงหลังจากบันทึกกำไรหรือขาดทุนสุทธิในงบดุลแล้ว ยอดรวมด้านเดบิตของงบดุลจะเท่ากับยอดรวมด้านเครดิต จึงจะถือได้ว่ากระดาษทำการถูกต้อง

ตัวอย่างของกระดาษทำการ 6 ช่อง